Kako napisati povpraševanje za izdelavo spletne strani – 10 nasvetov

Povpraševanje za izdelavo spletne strani mora biti spisano pravilno, da bodo prejete ponudbe resnično relevantne.

Ko se odločite, da boste za svoje podjetje postavili spletno stran, je prva naloga, da najdete pravega izvajalca za izdelavo spletne strani. V drugem prispevku v Bazi znanja z naslovom Koga izbrati za izdelavo spletne strani? lahko izveste več o procesu iskanja izvajalcev. V tem prispevku pa izveste vse o naslednjem koraku – pošiljanju povpraševanj potencialnim izvajalcem.

Dobro spisano povpraševanje za izdelavo spletne strani prinese številne koristi oz. prepreči številne težave, kot so:

• Cene na ponudbah so bolj točne in je manjša verjetnost, da pride do naknadnih nihanj cene oz. bodo ta zanemarljiva.
• Ocena časa, potrebnega za izdelavo je bolj točna.
• Dobro spisano povpraševanje je za izdelovalca že delni načrt, iz katerega točno vidi, ali zahteve projekta vključujejo kaj takšnega, kar vam ne more zagotoviti in vas tako usmeri k drugim izvajalcem.
• Z dobrim povpraševanjem pokažete, da veste, kaj hočete, kar pomeni, da bodo potencialni izvajalci vašemu projektu še posebej naklonjeni.
• Dobro spisano povpraševanje potencialnim izvajalcem pokaže, da niste popolni laik na področju, zato je manjša verjetnost, da vam bodo poskušali prodati nekaj, česar ne potrebujete.

Povpraševanje za izdelavo spletne strani naj vsebuje najmanj naslednjih 10 elementov, ki jih v nadaljevanju izpostavljam. Govorimo o informacijah, ki jih potencialni izvajalci izdelave spletne strani potrebujejo, da vam izdelajo relevantno ponudbo, ki drži do konca izvedbe projekta oz. izdelavo ponudbe v osnovi zavrnejo, ker vam ne morejo zagotoviti katere od zahtev:

1. Želen časovni okvir projekta;
2. Želen cenovni okvir investicije (ang. budget);
3. Rešitve spletne strani oz. kaj želite, da spletna stran dela?
4. Okvirni dizajn spletne strani oz. kako želite, da spletna stran izgleda?
5. Katere materiale že imate pripravljene in v kolikšnem času lahko pripravite vse ostalo?
6. Katere dodatne storitve potrebujete?
7. Ali želite svojo spletno stran po izdelavi urejati samostojno in v kakšnem obsegu?
8. Ali že imate domeno in/ali gostovanje?
9. Kaj vam je na spletni strani in v procesu njenega nastajanja najpomembneje?
10. Druge zahteve projekta

Informacija o tem, kdaj želite, da je projekt končan, je zelo pomembna za vsako podjetje, ki vam pripravlja ponudbo za izdelavo spletne strani. Seveda, če ste si takšen rok postavili.

Podjetje takoj ve ali vam lahko zagotovi izdelavo v takem času ali ne. Iz vidika izvajalca je to zelo pomembno, saj vas bo o tem, da to ni možno, verjetno obvestil še preden bo izdelal ponudbo. Izdelovalci spletnih strani imamo v vsakem trenutku tudi polne roke dela in ne bodite presenečeni, če boste na izdelavo pri dobrem izvajalcu čakali tudi do 3 mesece.

Izdelava ponudbe vzame veliko časa in vseeno je bolje, da ponudbe ne pripravljamo, če vemo, da projekta ne moremo izvesti v določenem roku.

A ob tem je potrebno poudariti, da poskusite biti pri opredelitvi časovnega okvira izdelave čim bolj realni. Dejstvo je, da so projekti izdelave spletnih strani lahko različno dolgi, glede na zahteve vašega projekta.

Ne glede na to, ali ste si ta rok postavili ali ne, je pametno v povpraševanju vsaj zastaviti vprašanje o tem, kdaj bi lahko bila spletna stran izdelana.

Osnovno načelo je, da, kar zvišuje ceno projekta, podaljšuje tudi čas izdelave. Poleg tega pa upoštevajte še čas čakanja na začetek izvedbe projekta, o čemer vas bo potencialni izvajalec že v okviru ponudbe obvestil.

Že v fazi zbiranja ponudb je izredno pomembno, da veste, kaj bo spletna stran “delala”. Govorimo o rešitvah spletne strani (preberite prispevek na to temo na povezavi).

Več informacij, kot boste dali potencialnim izvajalcem, bolj točne bodo ponudbe. In več kot poveste, manjša je verjetnost, da se v procesu izdelave zgodi, da izvajalec nečesa ne bi znal izvesti.

Tudi ocene časa, ki ga bodo potrebovali za izdelavo, so zelo odvisne od tega, kaj vključite v povpraševanje.

Torej, če boste pisali blog, to obvezno navedite. Če bo spletna stran vključevala tudi spletno trgovino, to napišite. Če želite vključiti nek zahteven obrazec, ki bo vseboval veliko pogojnih polj, izračune in mogoče še povezavo s plačilnim procesorjem, to obvezno povejte v povpraševanju.

Pri vsaki od rešitev, ki jih boste v spletno stran vključili pa obvezno tudi specificirajte podrobnosti. Pri predstavitveni spletni strani z blogom je teh specifik seveda manj, kot pri kakšni spletni trgovini ali spletni učilnici.

Za predstavitveno spletno stran navedite najmanj:

• Koliko podstrani bo spletna stran vsebovala?
• Koliko obrazcev bo vključenih in kakšna polja bodo vsebovali? Ali želite, da se po vnosu v obrazec pošlje avtomatski povratni mail stranki, tudi navedite.
• Ali bo spletna stran večjezična? Če ja, koliko dodatnih jezikov bo vsebovala?
• Ali boste pisali tudi blog?

V primeru spletne trgovine vključite najmanj naslednje informacije:

• Koliko izdelkov bo v trgovini in ali želite, da jih za vas vnese izdelovalec?
• Kakšni so vaši izdelki? Ali imajo lastnosti, ki jih morajo kupci izbrati pred nakupom (npr. barva, velikost, …).
• Ali boste prodajali samo v Sloveniji ali tudi v tujino?
• Ali ste DDV zavezanec?
• Kakšne posebne funkcionalnosti v spletni trgovini želite imeti (npr. Seznam želja, obvestilo o znesku do brezplačne dostave, darila v košarici, …).

Že v fazi zbiranja ponudb morate imeti osnovno idejo o dizajnu spletne strani ali pa je nujno navesti, da o dizajnu nimate še nobenih idej in bo izvajalec naredil nekaj od obojega:

• Predlagal, da pred izdelavo kontaktirate grafičnega oblikovalca za izdelavo dizajna po meri ALI da izberite želeno predlogo, ki jo lahko izvajalec direktno uporabi oz. dobi občutek, ali gre za enostaven ali zahteven dizajn.
• V ponudbo vključil izdelavo dizajna po meri kot dodatno storitev.

Če o dizajnu “že kaj veste” je to potrebno navesti, saj izvajalec mora vedeti, kaj bo okoli postavljanja dizajna še potrebno urediti. V ponudbo vključite informacije o tem, kaj od dizajna že imate, npr:

• Barve,
• pisave,
• oblike,
• konkretni dizajn ali njegovi deli, …

Če želite, da se dizajn črpa iz vaše vizualne podobe na socialnih omrežjih, to navedite. 

Več informacij, kot boste podali, bolj natančna bo ocena investicije. Najpogosteje ravno pri dizajnu in oblikovanju uporabniške izkušnje prihaja do naknadnih sprememb cene.

Potencialnim izvajalcem jasno povejte, kaj od materialov že imate in ali sluačjno potrebujete vsebinsko svetovanje ter v kakšnem obsegu. 

Če ste pri pisanju suvereni in samozavestni, svetovanja ne boste potrebovali. Če vam pisanje ne gre dobro od rok je to pametno omeniti, vsaj, če pričakujete, da vam bo izvajalec vsebinsko svetoval. Nekateri izvajalci vam bodo vsebinsko svetovanje vključili v ponudbo kot storitev, nekateri pa bodo izrazili zahtevo, da morate materiale v celoti samostojno pripraviti, saj se s tem ne ukvarjajo.

Pomembna je informacija o tem, kdaj lahko imate vse materiale na voljo (če jih boste pripravljali brez pomoči izvajalca), saj bo na tej podlagi izvajalec razmišljal o časovnici projekta.

V primerih, ko bi želeli 1 osebo oz. 1 podjetje za več storitev, je tudi to potrebno navesti v povpraševanju.

Pogosto naročniki želijo, da jim ista oseba ali agencija izdela spletno stran, vodi socialna omrežja, dela plačljive oglase, e-mail marketing ipd.

Najpogosteje pa je, da želi naročnik po izdelavi tudi tehnično vzdrževanje in/ali urejanje spletne strani s strani izvajalca. Načeloma to ponujajo vsi izvajalci, so pa izjeme, zaradi česar je pomembno, da to v povpraševanju jasno napišete.

Takšne izvajalce boste našli predvsem med agencijami, redkeje pa med freelancerji. 

V kolikor boste izrazili zahtevo po tem, vam podjetja, ki se z želenimi dodatnimi storitvami ne ukvarjajo,  sploh ne bodo izdala ponudbe.

Pomembno je, da navedete, ali želite v prihodnosti sami urejati spletno stran in v kakšnem obsegu. Tukaj ne govorimo o tehničnem vzdrževanju, ki ga je vedno pametno prepustiti strokovnjaku. Govorimo o menjavi tekstov, slik, dodajanju izdelkov v spletno trgovino, programov v spletno učilnico in podobne.

Če vam je samostojno urejanje pomembno bo izvajalec po vsej verjetnosti na spletno stran namestil urejevalnik vsebin, ki bo prijazen vam.

Če vam samostojno urejanje ni pomembno bo izvajalec lahko drugače zastavil stvari in uporabil drugačna orodja.

Vrsta orodij, ki jih uporabimo pa neposredno vpliva na ceno projekta.

Natančno navedite, kaj vse želite na spletni strani delati sami, ne le površno. Če želite sami tudi prilagajati obrazce, morate to povedati, da bo na spletno stran nameščen vtičnik, ki ga boste vi, ki niste programer, lahko uporabljali.

Če želite sami urejati SEO optimizacijo spletne strani bo tudi verjetno izvajalec vključil kakšno dodatno orodje, ki ga mogoče sicer ne bi.

Za potencialne izvajalce je informacija o gostovanju in domeni tudi pomembna, saj je od tega, ali ste to že vzpostavili ali ne, odvisen čas, ki ga bo izvajalec porabil za začetno namestitev spletne strani. 

V povpraševanju navedite ali že imate zakupljeno domeno in gostovanje, ter kje ste ju kupili ter kateri paket v primeru gostovanj. Če želite, da izvajalec priskrbi tudi domeno in gostovanje to navedite, da vam izvajalec to vključi v ponudbo. Prav tako bo izvajalec ocenil primernost paketa za vaš projekt in vas opozoril o morebitni kasnejši potrebi po izbiri drugega paketa.

V ponudbi morate navesti, kaj je tisto, čemur na spletni strani dajete prioriteto.

Če želite, da je vsak vidik spletne strani vrhunski in brezhiben (ja, to ni kar samoumevno in neposredno vpliva na višino investicije) to jasno navedite. Vsak izvajalec sam ve, na katerih področjih je močan in na katerih ni in vam bo to povedal že v okviru izdaje ponudbe. 

Npr., če je vam ključnega pomena, da je spletna stran vidna čim višje v brskalniki (SEO optimizacija) je to izredno pomembno izpostaviti, saj niso vsi, ki delajo spletne strani tudi strokovnjaki za SEO optimizacijo. Če vam je ključnega pomena, da izvajalec izdela dizajn to jasno izrazite, da se avtomatsko odstranijo izvajalci, ki se z dizajnom ne ukvarjajo. Če vam je izredno pomembno, da je spletna stran svetlobno hitra, morate to povedati, da vam ne bodo izdajali ponudbe izvajalci, ki v hitrostni optimizaciji niso močni.

Prav tako v ponudbi izrazite, kako želite sodelovati z izvajalcem. Ali vam je pomembno, da je izvajalec dosegljiv tudi izven delovnega časa, da vas podpre pri pripravi materialov takrat, ko jih vi dejansko pripravljate? Ali vam je pomembno, da vam vse razloži po domače ali ste mogoče mnenja, da vam izvajalec sploh ne rabi nič razlagati, ker zaupate njegovi strokovnosti? Specificirajte čim več vidikov pri sodelovanju, saj se bodo tako avtomatsko odstranili izvajalci, ki se ne morejo poravnati z vašimi željami.

Obstajajo še številni drugi faktorji, ki vplivajo na ceno in trajanje izdelave spletne strani. Prav tako pa potencialnim izvajalcem povejo, katera orodja bodo morali za izdelavo spletne strani uporabiti. Tako vas bodo lahko opozorili tudi na morebitne periodične stroške, ki jih lahko pričakujete. Nekatere funkcionalnosti namreč pomenijo potrebo po nakupu vtičnikov (ko govorimo o sistemu WordPress) ali kakšnega urejevalnika vsebine.

Naj na tem mestu naštejem le nekaj teh drugih zahtev projekta, ki jih je pametno navesti:

• Ali boste uporabljali plačane oglase in na katerih platformah (izvajalec to mora vedeti, da vključi namestitev potrebnih kod v ponudbo);
• Kako boste privabljali ljudi na spletno stran (npr. ali boste ponujali brezplačne priročnike, za katere morajo ljudje dobiti možnost prenosa)?
• Zahteva po naprednem varnostnem sistemu z 2-faktorskim preverjanjem pristnosti (to v osnovi nihče ne bo naredil za prijavo v spletno stran);
• Kako obsežno analitiko spletne strani želite voditi oz. ali vam analitika sploh ni pomembna?
• Katero orodje za množični mailing uporabljate oz. ga boste uporabljali ter ali že imate kreiran uporabniški račun?

Seveda poskusite biti pri pisanju povpraševanja kreativni. Zagotovite čim več informacij in materialov, da bodo potencialni izvajalci točno vedeli, kaj se od njih pričakuje in temu primerno pripravili ponudbo za vas.

V letih, odkar delam spletne strani, pogosto dobim v svoj e-poštni predal povpraševanja, iz katerih se prav nič ne znajdem in moram stranke dodatno klicati oz. jim pisati e-poštna sporočila z dodatnimi vprašanji.

Gre za to, da se sami naročniki ne potrudijo pri pisanju povpraševanj, rezultat pa so pomanjkljive ponudbe, ki ne odražajo nujno realne ocene stroškov in trajanja projekta.

Pri pisanju povpraševanja pazite na naslednje:

• Vsebino povpraševanja napišite v Word dokument, Google docs dokument ali v kakšni drugi obliki, kjer lahko stvari oblikujete tako, da bodo pregledne za bralca.
• Ne pozabite na slovnično pravilnost zapisa, saj lahko hitro pride do nerazumevanja ali napačnega razumevanja, kar pa pomeni, da bodo tudi v ponudbo vključene napačne stvari.
• Vaše zahteve naj bodo podane jasno, tako, da bo izvajalec resnično lahko razumel, kaj hočete. Če vam nikakor to v pisni obliki ne uspe, raje izvajalce prosite za osebni sestanek, spletni sestanek ali klic po telefonu, kjer boste lažje razložili svoje zahteve. 
• Uporabite obrazec za povpraševanje, če ga podjetje ima na svoji spletni strani.
• Ne pišite vseh svojih zahtev v 1 klobaso v Messenger ali kakšno drugo orodje za klepet, ker bo tam polovica vaših zahtev sprgledana in ne bo vključena. Oblika povpraševanja mora biti strukturirana in pregledna.

Velika verjetnost je, da vas bodo izvajalci enostavno zignorirali ob takem sporočilu, ki je po možnost oddano še v Messenger. 

Kvalitetno povpraševanje za izdelavo spletne strani bo zagotovo dolgo kar nekaj A4 strani in bo vsebovalo vse možne informacije.